Зачем нужны многоуровневые собрания (МУС) трудового коллектива

В предыдущей беседе с президентом южноафриканской консалтинговой компании ODI Йоханом Бенади, мы затронули тему «Роль многоуровневых собраний (МУС) в процессе внедрения программы „20 ключей“». Йохан считает, что МУС — один из самых важных элементов проактивного изменения и в их организации очень много тонкостей, которые обязательно нужно знать. Рассмотрим этот вопрос подробнее.

(Китайская пословица)

Юрий Самойлов. Йохан, прежде чем перейти к вопросу о роли многоуровневых собраний, я бы хотел спросить, почему их называют многоуровневыми?

Йохан Бенади. Название говорит о том, что на МУС встречаются лидеры по ключам всех уровней — от члена бригады/отдела до начальника цеха/управления и генерального директора. Эффективность такого многоуровневого общения, как правило, очень высокая.

Ю.С. Жаль, что далеко не все российские предприятия это понимают. В наших компаниях такие собрания обычно проводятся по случаю юбилеев, праздников или траура.

Й.Б. МУС — результат кропотливой работы в течение как минимум шести месяцев. Сначала детально прорабатываются всеобщая интегрированная цель и всеобщий интегрированный план развертывания программы во всех командах. Иными словами, мобилизуются все силы коллектива для выполнения программы «20 ключей». На МУС каждая команда должна показать, что ее цель и план ясны всем ее членам и скоординированы со всеобщей целью и всеобщим планом компании. МУС проводится в начале (основное собрание) и середине (корректирующее) финансового года для того, чтобы все действия по программе «20 ключей» с самого начала совпадали с производственными процессами и были нацелены на конкретные результаты. МУС — эффективный инструмент, которым надо умело пользоваться. Если вы не будете тщательно готовиться к МУС и отнесетесь к ним, как к формальности, сотрудники это почувствуют, и кроме вреда такие собрания ничего не принесут.

Ю.С. Видимо, здесь очень важную роль играют лидерские качества руководителя?

Й.Б. Безусловно. Руководитель должен не просто участвовать в МУС, а возглавлять его и совместно с коллективом определять задачи компании. Очень мудро сказано в китайской пословице: «Я слышу — я забываю. Я вижу — я помню. Я делаю — я понимаю». Руководитель призван вести коллектив к общей цели, поэтому собрание без его непосредственного участия не имеет смысла. Он должен подготовить МУС совместно с лидерами по ключам, внимательно выслушать доклады команд и обсудить с ними дальнейшие планы.

Ю.С. Какую подготовительную работу необходимо провести перед основным МУС?

Й.Б. Нужно сделать несколько вещей.

• Составить план ключевых показателей на следующий финансовый год
• Составить график стратегического развития таким образом, чтобы было видно, как программа «20 ключей» будет поддерживать реализацию стратегии компании
• Провести первоначальный бенчмаркинг, то есть самооценку с выставлением баллов по каждому ключу
• Определить базовую политику компании и наметить цели
• Разработать всеобщий интегрированный план развертывания программы, чтобы дать возможность всем работникам понять, какие изменения должны быть проведены для перехода с нынешнего уровня производства на планируемый к концу года

Ю.С. То есть программа «20 ключей» естественным образом вплетается в производственную деятельность компании и не является какой-то дополнительной работой для коллектива? Ведь очень часто при внедрении улучшений мы сталкиваемся с формальным подходом, когда работникам приходится заполнять кипу документов, что отвлекает их от основных обязанностей.

Й.Б. В программе «20 ключей» приветствуются документы размером не больше одной страницы и только те, которые действительно необходимы для улучшения производственного процесса.

Ю.С. А какие задачи решаются на МУС?

Й.Б. Их несколько.

• Увязываются стратегические цели компании с ее нынешним состоянием
• Определяются факторы, положительно или отрицательно повлиявшие на достижение поставленных целей, формулирование новых, выполнение всеобщего плана бизнеса и деятельности компании в целом
• Разрабатываются планы на следующий финансовый год
• Пересматриваются и корректируются планы
• Персонал настраивается на улучшения

Ю.С. Насколько я понимаю, на этих собраниях решаются производственные задачи с использованием матрицы «20 ключей»? Работники разного уровня сравнивают достигнутые показатели с предыдущими. То есть еще одним преимуществом программы «20 ключей» является постоянно действующий бенчмаркинг?

Й.Б. Совершенно верно. Программа «20 ключей» позволяет отслеживать изменения в компании, которые влияют на производственные показатели, выражающиеся в количестве реализованной продукции и оказанных услуг, их себестоимости, времени, затраченном на производство и доставку, и так далее. Самое главное, что изменения видят все сотрудники организации, и это является для них сильным мотивирующим фактором. Программа «20 ключей» подвигает сотрудников на инициативы, рационализаторские предложения, инновации, что очень важно при нынешних стремительных изменениях на рынке.

Ю.С. Я думаю, что в следующий раз мы обязательно должны подробнее поговорить о проведении бенчмаркинга с использованием «20 ключей».

Й.Б. Бенчмаркинг — очень сильный инструмент для повышения мотивации персонала, но только, если он применяется грамотно. Эта тема, действительно, требует отдельного разговора.

Источник: «Деловое совершенство», № 11, 2007